Краткое обобщение правоприменительной практики
наиболее часто встречающихся нарушений обязательных требований
при осуществления регионального государственного контроля
в сфере архивного дела на территории Хабаровского края
за 2019 год

Комитетом по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (далее – Комитет) как уполномоченным органом исполнительной власти Хабаровского края в сфере архивного дела в целях снижения количества нарушений обязательных требований и повышения уровня защищенности охраняемых законом ценностей, совершенствования нормативных правовых актов, регулирующих осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, а также обеспечения доступности сведений о правоприменительной практике Комитета подготовлено обобщение практики осуществления регионального государственного контроля в сфере архивного дела (далее – государственный контроль), в т.ч. с указанием наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований, с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в целях недопущения таких нарушений.

Мероприятия по государственному контролю осуществляются Комитетом в отношении государственных и частных организаций, включая некоммерческие, обязанных обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Первоочередное внимание уделяется проверкам организаций – источников комплектования архивных учреждений края. В большинстве это органы государственной власти и местного самоуправления, а также краевые и муниципальные учреждения и предприятия. Коммерческие организации практически не являются адресатами проверочных мероприятий, из них в Сводный список источников комплектования архивных учреждений края (788 организаций) включено 28 организаций (3,6 %), в т.ч. ранее являвшихся государственными и в т.ч. с долей края в уставном капитале.

Проверки Комитета осуществляются на основе ежегодного плана, согласуемого прокуратурой Хабаровского края. Кроме того, Комитет проводит внеплановые проверки в связи с истечением срока исполнения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем ранее выданного предписания об устранении выявленных нарушений обязательных требований.

В 2019 году Комитетом проведена 41 проверка (17 плановых, 24 внеплановых). Нарушения установлены в работе 20 организаций (49 %), выданы предписания об устранении выявленных нарушений. По 21 организации нарушений не выявлено. Составлено 18 протоколов об административных правонарушениях.

Из проверенных подконтрольных субъектов наиболее малочисленную группу составляют коммерческие организации (7 %): АО "Ликеро-водочный завод "Хабаровский", АО "Лермонтовское", АО "Редакция "Тихоокеанская звезда". Все три проверки проведены в связи с истечением сроков исполнения юридическими лицами ранее выданных предписаний об устранении выявленных нарушений обязательных требований.

В АО "Ликеро-водочный завод "Хабаровский" ранее выданное предписание об устранении выявленных нарушений обязательных требований исполнено, нарушения устранены.

В акционерных обществах "Лермонтовское" и "Редакция "Тихоокеанская звезда" зафиксировано несоблюдение сроков исполнения предписаний. По результатам контрольных мероприятий составлено 2 протокола об административных нарушениях.

Статистика показывает, что именно в коммерческих организациях зафиксирована наибольшая доля административных нарушений. Так, если в 2019 году предписания вынесены менее чем половине проверенных комитетом подконтрольных субъектов, то в коммерческих организациях двум из трех проверенных.

По фактам административных правонарушений мировыми судьями АО "Лермонтовское" и АО "Редакция "Тихоокеанская звезда" привлечены к ответственности. За неисполнение ранее выданных предписаний указанным организациям как юридическим лицам назначено наказание в виде штрафа в размере 10 тыс. рублей каждой.

По итогам 2019 года в отношении проверок, проведенных Комитетом, возражений, несогласий с фактами, выводами, предложениями, изложенными в актах проверок, предписаниях об устранении выявленных нарушений, в досудебном порядке не поступало.

Впоследствии в январе 2020 года АО "Редакция "Тихоокеанская звезда" (протокол об административном нарушении вынесен в декабре 2019 года) обжаловало предписание комитета и штраф, наложенный мировым судьей. В настоящее время материалы по правонарушению находятся на рассмотрении судебных инстанций.

В 2019 году АО "Тихоокеанская звезда" также подавался иск о признании незаконным предписания Комитета, вынесенного в 2018 году. В Арбитражном суде Хабаровского края, Шестом апелляционном арбитражном суде, Арбитражном суде Дальневосточного округа жалобы оставлены без удовлетворения, предписание Комитета признано законным.

В деятельности проверенных коммерческих организаций в сфере архивного дела установлены следующие нарушения обязательных требований:

1. Несоблюдение требований нормативных условий организации хранения документов (отсутствие отдельного помещения под размещение документов, либо размещение архива в неприспособленных для этого местах, необеспечение нормативных условий хранения документов, в т.ч. несоблюдение температуро-влажностного и санитарно-гигиенического режима, отсутствие топографирования, хаотичное расположение документов в архивохранилище и др.).
2. Нарушение сроков оформления и описания документов постоянного срока хранения и по личному составу, либо вообще непроведение данной работы.
3. Отсутствие дел, внесенных в описи постоянного хранения и по личному составу.

Причиненный ущерб охраняемых законом ценностей в результате нарушения обязательных требований в области архивного дела определяется долей документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, утраченных (неисправимо поврежденных, уничтоженных ранее предусмотренных сроков) подконтрольными субъектами на стадии ведомственного хранения.

Основными причинами и условиями совершения типовых и (или) массовых нарушений обязательных требований являются:
- отсутствие надлежащего контроля за состоянием работы с архивом со стороны руководителей организаций при наличии законодательно установленной ответственности;
- незнание обязательных требований законодательства об архивном деле лицами, ответственными за делопроизводство и архив организации;
- низкий уровень управления вопросами текущего делопроизводства, прямо влекущий нарушение требований архивного законодательства;
- низкая личная ответственность лиц, ответственных за делопроизводство и архив;
- экономия денежных средств с целью их расходования на иные цели, с целью извлечения максимальной прибыли или отсутствие достаточного финансирования;
- небольшой размер штрафных санкций по отношению к расходам на обеспечение деятельности в соответствии с требованиями архивного законодательства;
- нивелирование рисков на уровне руководителей организаций, влекущее за собой неисполнение социально-правовых запросов граждан и нарушение их конституционных прав.

В целях недопущения типичных нарушений обязательных требований в сфере архивного дела организациям необходимо:
- самостоятельно изучать нормативную базу в сфере архивного дела. Полный перечень актов представлен на официальном сайте Комитета в информационно-коммуникационной сети "Интернет" по адресу: https://komza.khabkrai.ru (далее – официальный сайт Комитета);
- обращаться за консультативной помощью в Комитет (и/или государственный архив края/муниципальный архив). Контакты размещены на официальном сайте Комитета;
- принимать участие в ежегодных профилактических мероприятиях, проводимых Комитетом (и/или государственным архивом края/муниципальным архивом в зависимости от места нахождения организации). Информация о мероприятиях публикуется на официальном сайте Комитета.

В целях снижения показателей всех видов нарушений Комитет активно проводит профилактическую работу с учреждениями всех форм собственности. В отчетном году Комитетом реализована Ведомственная программа профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле в Хабаровском крае.

Комитетом утвержден Перечень правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при осуществлении мероприятий регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края, и порядок его ведения. Оба документа размещены в открытом доступе на официальном сайте Комитета. Ежемесячно проводится мониторинг, при необходимости актуализируются правовые акты, включенные в Перечень.

На сайте Комитета ежеквартально размещаются сведения о проведенных проверках и их результатах, о типичных нарушениях, выявленных в ходе проверок. Создан раздел "Профилактика", в котором размещены форма проверочного листа (список контрольных вопросов) по проверке исполнения юридическими лицами, их руководителями и иными должностными лицами общих требований, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела (своеобразный инструмент для самопроверки), итоги публичных обсуждений результатов правоприменительной практики, в том числе ответы на полученные в ходе обсуждений вопросы.

В помощь проверяемым субъектам в данном разделе размещены разъяснения по соблюдению обязательных требований, где в доступной форме представлена информация (разъяснения) по исполнению требований федерального законодательства. Представлены информация о требованиях к помещению архива организации, требованиях к учетным документам архива, разъяснены особенности оформления дел при их передаче в архив организации, передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив, проведения экспертизы ценности дел и др. Подготовлено руководство по соблюдению обязательных требований.

Итогом реализации комплекса профилактических мероприятий в 2019 году является снижение фактического значения доли документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, утраченных (неисправимо поврежденных, уничтоженных ранее предусмотренных сроков) подконтрольными субъектами на стадии ведомственного хранения (причиненный ущерб), с 0,1 % до 0,019% (по сравнению с 2018 г.).

Полный текст годового доклада комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края с обобщением правоприменительной практики, наиболее часто встречающихся нарушений обязательных требова- ний за 2019 год размещен на официальном сайте комитета в информационно- коммуникационной сети "Интернет" в разделе "Профилактика": по адресу
i.
____________